Lær hvordan du bruger Cleardox Collaborate til at arbejde sammen med kollegaer om en anonymiseringsopgave. Denne artikel forklarer, hvordan du inviterer kollegaer til review, overdrager dokumenter til andre samt bruger kommentarmodulet
Med Cleardox Collaborate kan du samarbejde med en kollega om at anonymisere et dokument. Du kan f.eks.:
- Invitere en kollega til review og lade personen kommentere på det indhold, du har tænkt dig at anonymisere.
- Overdrage dokumentet til en anden, så personen kan fortsætte anonymiseringsopgaven i dit fravær. F.eks. i aktindsigtssager
Send til Review
- Tryk på ikonet af de to personer
2. Vælg “Del.”
3. Vælg “Inviter” og indtast herefter mailen på den person, der skal inviteres til din sag/dokument.
4. Vælg om personen skal indtaste en kode for at få adgang til dokumentet. Det anbefales, hvis du deler dokumentet eksternt. Koden skal du selv sende til vedkommende. Vi anbefaler, at det gøres i to separate trin og gerne via forskellige medier (f.eks. SMS) for at øge sikkerheden.
5. Vælg om personen skal kunne se det oprindelige indhold. Det er typisk relevant i forbindelse med en review-proces. Hvis det er i forbindelse med en høring, vil det typisk ikke være relevant.
Brugeren vil herefter få mulighed for at kommentere på indholdet. Brugeren bliver notificeret via mail.
Overdrag Dokument
Du kan også vælge at overdrage dokumentet til en anden person, så vedkommende har mulighed for at fortsætte anonymiseringsopgaven i dit fravær.
- Tryk på ikonet af de to personer.
- Vælg “Del.”
- Vælg "Overdrag" og indtast herefter mailen på den person, der skal inviteres til din sag/dokument.
Brugeren bliver notificeret via mail og vil herefter få mulighed for at kommentere på indholdet. Overdragelsen af dokumentet kræver, at vedkommende accepterer din anmodning. Ellers vil det fortsat forblive på din profil.
Bemærk: Når du har overdraget dokumentet, har du ikke længere adgang til dokumentet på din profil. Det kræver, at brugeren overdrager det tilbage til dig.
Samarbejd med Cleardox' Kommentarmodul
Når du har inviteret en bruger, vil denne bruger nu kunne kommentere på det indhold, som du har tænkt dig at anonymisere i dokumentet. Hvis du har valgt, at personen kan se det originale indhold, vil denne se både det originale indhold og, hvordan det bliver anonymiseret i det endelige dokument.
Personen kan reviewe dit anonymiserede dokument på to måder:
- Sæt en vilkårlig kommentar et sted ved blot at trykke et sted på siden. Herefter vil kommentaren dukke op i siden.
- Specifik kommentering. Markér noget tekst (f.eks. tekst der mangler at blive anonymiseret) og sæt en kommentar ud fra det.
Sammenfatning
Denne artikel forklarede, hvordan man bruger Cleardox Collaborate i vores anonymiseringsløsning til at arbejde sammen med kolleger om at anonymisere indhold. Nøglefunktionerne inkluderer at invitere kollegaer til review, overdrage anonymiseringsopgaver og bruge kommentarmodulet til at kommunikere og samarbejde optimalt.